Wie Software-Roboter Prozesse automatisieren Zapp2Photo
Trend

Wie Software-Roboter Prozesse automatisieren

Unsichtbar und fehlerlos

Lesezeit ca.: 4 Minuten
Uwe Küll

Uwe Küll

freier Journalist

Roboter als glänzende Gestalten mit menschlichen Proportionen verkörpern die Digitalisierung in der Produktion der Zukunft. Unsichtbar, aber genauso präzise und fehlerlos arbeiten Software-Roboter im Büro. Robotic Process Automation (RPA) heißt diese Technologie.

01. September 2017

Immer wieder das Gleiche tun macht müde. Die Aufmerksamkeit sinkt und die Fehlerrate steigt. Da passiert auch dem aufmerksamsten Techniker schon einmal ein Tippfehler. Und der kann dramatische Folgen haben. Das zeigte ein Vorfall im Februar 2017 bei Amazon Web Services (AWS): Mit einer fehlerhaften Befehlseingabe legte ein Mitarbeiter versehentlich Teile der AWS-Cloud für etwa vier Stunden lahm. Wie das Handelsblatt berichtet, schätzen die Analysten von Cyence, einem auf Cyberrisiken spezialisierten Startup, den Schaden auf rund 130 Millionen Euro.

Vermeiden lassen sich solch teure Fehler unter anderem mit Robotic Process Automation (RPA). Wie das geht, erklärt Moritz Strube, Senior Analyst bei Crisp Research: „Bei RPA werden häufig wiederkehrende Tätigkeiten durch den Einsatz von Software-Robotern automatisiert. Das vermeidet nicht nur Fehler, sondern bietet auch erhebliches Kostensenkungspotenzial.“

Typische Einsatzgebiete sind Backoffice-Bereiche wie Finanzen, Buchhaltung und Personalwesen. Laut ISG Automation Index April 2017 können Unternehmen durch Software-Roboter durchschnittlich 37 Prozent des Aufwands sparen – und Geschäftsprozesse fünf bis zehn Mal schneller ausführen. Bis 2019 werden den Analysten von ISG (Information Services Group) zufolge fast drei Viertel der Unternehmen RPA in der einen oder anderen Form nutzen.

Ein Schwerpunkt wird die IT-Abteilung sein. Dabei liegt der Fokus darauf, die Mitarbeiter bei Routinetätigkeiten zu unterstützen, damit sie mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung haben. Davon profitiert vor allem die IT-Abteilung, denn hier leiden die Unternehmen seit langem darunter, dass der Betrieb Ressourcen blockiert, die dringend für die Entwicklung benötigt werden.

Universalschnittstelle ohne Programmierung

In ihrer Funktion ähneln Software-Roboter einer Schnittstelle. Im Unterschied zu klassischen Schnittstellen erfordern sie jedoch keine Code-Programmierung. Software-Roboter sind eher mit Scripts zu vergleichen, die per Drag & Drop aus Befehlen und Verknüpfungen zusammengestellt werden. Da keine Programmierkenntnisse nötig sind, können Anwender mit geringem Schulungsaufwand selbst Software-Roboter erstellen.

Sinnvoll ist RPA laut Moritz Strube dort, wo das Erstellen von Schnittstellen aufwändig wäre, weil alte Anwendungen betroffen sind, die schlecht dokumentiert sind oder nicht mehr lange im Einsatz sind. Für ihn sind Software-Roboter ein wichtiges Tool bei der Ablösung monolithischer IT-Systeme im Zuge der digitalen Transformation. Denn sie versetzen Unternehmen in die Lage, kleinere, flexiblere Anwendungen einfach, schnell und kostengünstig zu kombinieren und an bestehende Lösungen anzubinden. „So kann die IT beispielsweise Daten aus Legacy-Anwendungen oder Excel-Dateien für Auswertungen in Cloud-Applikationen zur Verfügung stellen“, so Strube.

Per Drag & Drop zum digitalen „Kollegen“

Am schnellsten und bequemsten entsteht ein Software-Roboter per Bildschirm-Aufzeichnung. Dazu startet der Anwender die Recorder-Funktion seiner RPA-Anwendung, öffnet die benötigten Programme und führt darin alle Arbeitsschritte aus. Jedes Element der Benutzeroberfläche, das der Anwender betätigt, identifiziert der Roboter anhand seiner Bezeichnung innerhalb der Anwendung. Denn Eingabefelder, Buttons und Pull-Down-Menüs sind in der Darstellungsschicht mit einem eindeutigen Namen versehen.

Anders funktioniert die Aufzeichnung, wenn kein Zugriff auf die Darstellungsschicht der Anwendung möglich ist, weil die Applikation beispielsweise auf einem Thin Client über eine Terminal-Server-Anwendung wie Citrix XenApp genutzt wird. Hier muss der Roboter die unterschiedlichen Elemente mit einer leistungsstarken Bild- und Texterkennung identifizieren und verarbeiten.

Außerdem lassen sich Roboter im Design-Modul des RPA-Systems nach dem Baukasten-Prinzip konstruieren. Einmal gespeichert, ist der Roboter rund um die Uhr einsatzbereit. In der Regel beinhaltet eine RPA-Umgebung auch Funktionen für das Management mehrerer Roboter. Je nach Bedarf lassen sich Prozesse sukzessive erweitern, abkürzen oder ändern. Und da Roboter jede Aktion automatisch speichern, können Vorgaben zur Dokumentation von Abläufen leichter erfüllt werden. Gleichzeitig erhalten Unternehmen mit RPA umfangreiches Datenmaterial für Auswertungen zur Prozessoptimierung.

Auch Roboter müssen noch eine Menge lernen

Heutige Software-Roboter sind leistungsfähige Werkzeuge. Im Büroalltag können sie ihren menschlichen Kollegen manch nervige Tätigkeit abnehmen – etwa, wenn es um das Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen geht. Und was sie selbst nicht schaffen, können sie regelbasiert an die richtige Stelle zur Entscheidung oder weiteren Bearbeitung übermitteln. Doch das ist nur ein Anfang, sagt Moritz Strube: "Text-Mining, Sprachverarbeitung, Interpretation von visuellen Informationen – all diese Technologien im Umfeld der Künstlichen Intelligenz (KI) entwickeln sich rasant weiter. Das wird dazu führen, dass der Roboter immer bessere Ergebnisse liefert." Aber bis dahin muss er noch eine Menge lernen.