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TrendWie Software-Roboter Prozesse automatisieren

Unsichtbar und fehlerlos

Lesezeit ca.: 4 Minuten
Uwe Küll

Uwe Küll

freier Journalist

Roboter als glänzende Gestalten mit menschli­chen Proportionen verkörpern die Digitali­sie­rung in der Produktion der Zukunft. Unsichtbar, aber genauso präzise und fehlerlos arbeiten Software-Roboter im Büro. Robotic Process Automation (RPA) heißt diese Technologie.

01. September 2017

Immer wieder das Gleiche tun macht müde. Die Aufmerksam­keit sinkt und die Fehlerrate steigt. Da passiert auch dem aufmerksamsten Techniker schon einmal ein Tippfehler. Und der kann dramatische Folgen haben. Das zeigte ein Vorfall im Februar 2017 bei Amazon Web Services (AWS): Mit einer fehlerhaften Befehlsein­gabe legte ein Mitarbeiter versehent­lich Teile der AWS-Cloud für etwa vier Stunden lahm. Wie das Handelsblatt berichtet, schätzen die Analysten von Cyence, einem auf Cyberrisiken speziali­sierten Startup, den Schaden auf rund 130 Millionen Euro.

Vermeiden lassen sich solch teure Fehler unter anderem mit Robotic Process Automation (RPA). Wie das geht, erklärt Moritz Strube, Senior Analyst bei Crisp Research: „Bei RPA werden häufig wiederkeh­rende Tätigkeiten durch den Einsatz von Software-Robotern automati­siert. Das vermeidet nicht nur Fehler, sondern bietet auch erhebliches Kostensen­kungs­po­ten­zial.“

Typische Einsatzge­biete sind Backoffice-Bereiche wie Finanzen, Buchhaltung und Personal­wesen. Laut ISG Automation Index April 2017 können Unternehmen durch Software-Roboter durchschnitt­lich 37 Prozent des Aufwands sparen – und Geschäfts­pro­zesse fünf bis zehn Mal schneller ausführen. Bis 2019 werden den Analysten von ISG (Information Services Group) zufolge fast drei Viertel der Unternehmen RPA in der einen oder anderen Form nutzen.

Ein Schwerpunkt wird die IT-Abteilung sein. Dabei liegt der Fokus darauf, die Mitarbeiter bei Routinetä­tig­keiten zu unterstützen, damit sie mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöp­fung haben. Davon profitiert vor allem die IT-Abteilung, denn hier leiden die Unternehmen seit langem darunter, dass der Betrieb Ressourcen blockiert, die dringend für die Entwicklung benötigt werden.

Universal­schnitt­stelle ohne Programmie­rung

In ihrer Funktion ähneln Software-Roboter einer Schnittstelle. Im Unterschied zu klassischen Schnittstellen erfordern sie jedoch keine Code-Programmie­rung. Software-Roboter sind eher mit Scripts zu vergleichen, die per Drag & Drop aus Befehlen und Verknüpfungen zusammen­ge­stellt werden. Da keine Programmier­kennt­nisse nötig sind, können Anwender mit geringem Schulungs­auf­wand selbst Software-Roboter erstellen.

Sinnvoll ist RPA laut Moritz Strube dort, wo das Erstellen von Schnittstellen aufwändig wäre, weil alte Anwendungen betroffen sind, die schlecht dokumentiert sind oder nicht mehr lange im Einsatz sind. Für ihn sind Software-Roboter ein wichtiges Tool bei der Ablösung monolithi­scher IT-Systeme im Zuge der digitalen Transfor­ma­tion. Denn sie versetzen Unternehmen in die Lage, kleinere, flexiblere Anwendungen einfach, schnell und kostengünstig zu kombinieren und an bestehende Lösungen anzubinden. „So kann die IT beispiels­weise Daten aus Legacy-Anwendungen oder Excel-Dateien für Auswertungen in Cloud-Applikationen zur Verfügung stellen“, so Strube.

Per Drag & Drop zum digitalen „Kollegen“

Am schnellsten und bequemsten entsteht ein Software-Roboter per Bildschirm-Aufzeich­nung. Dazu startet der Anwender die Recorder-Funktion seiner RPA-Anwendung, öffnet die benötigten Programme und führt darin alle Arbeitsschritte aus. Jedes Element der Benutzer­ober­fläche, das der Anwender betätigt, identifi­ziert der Roboter anhand seiner Bezeichnung innerhalb der Anwendung. Denn Eingabefelder, Buttons und Pull-Down-Menüs sind in der Darstellungs­schicht mit einem eindeutigen Namen versehen.

Anders funktioniert die Aufzeich­nung, wenn kein Zugriff auf die Darstellungs­schicht der Anwendung möglich ist, weil die Applikation beispiels­weise auf einem Thin Client über eine Terminal-Server-Anwendung wie Citrix XenApp genutzt wird. Hier muss der Roboter die unterschied­li­chen Elemente mit einer leistungs­starken Bild- und Texterken­nung identifi­zieren und verarbeiten.

Außerdem lassen sich Roboter im Design-Modul des RPA-Systems nach dem Baukasten-Prinzip konstruieren. Einmal gespeichert, ist der Roboter rund um die Uhr einsatzbe­reit. In der Regel beinhaltet eine RPA-Umgebung auch Funktionen für das Management mehrerer Roboter. Je nach Bedarf lassen sich Prozesse sukzessive erweitern, abkürzen oder ändern. Und da Roboter jede Aktion automatisch speichern, können Vorgaben zur Dokumenta­tion von Abläufen leichter erfüllt werden. Gleichzeitig erhalten Unternehmen mit RPA umfangrei­ches Datenmate­rial für Auswertungen zur Prozessop­ti­mie­rung.

Auch Roboter müssen noch eine Menge lernen

Heutige Software-Roboter sind leistungs­fä­hige Werkzeuge. Im Büroalltag können sie ihren menschli­chen Kollegen manch nervige Tätigkeit abnehmen – etwa, wenn es um das Bearbeiten von Reisekos­ten­ab­rech­nungen geht. Und was sie selbst nicht schaffen, können sie regelbasiert an die richtige Stelle zur Entschei­dung oder weiteren Bearbeitung übermitteln. Doch das ist nur ein Anfang, sagt Moritz Strube: "Text-Mining, Sprachver­ar­bei­tung, Interpre­ta­tion von visuellen Informationen – all diese Technolo­gien im Umfeld der Künstlichen Intelligenz (KI) entwickeln sich rasant weiter. Das wird dazu führen, dass der Roboter immer bessere Ergebnisse liefert." Aber bis dahin muss er noch eine Menge lernen.