Zertifizierte Prozesse bei Werk-und Dienstverträgen
UnternehmenWerk- und Dienstverträge

Zertifizierte Rechtskonformität

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Franz Jonen

Franz Jonen

freier Journalist

Wasserdichte Werk- und Dienstverträge mit Kunden und Lieferanten: FERCHAU hat als Konsequenz der AÜG-Reform seine Abläufe von der unabhängigen Prüforganisation DEKRA zertifizieren lassen – als erster Engineering- und IT-Dienstleister Deutschlands.

27. Oktober 2017

Für Geschäftsführer und Chief Operating Officer Alexander Schulz ist die Frage, warum FERCHAU die Umsetzung seiner Abläufe bei Werk- und Dienstverträgen von externer Seite prüfen ließ, schnell beantwortet: „Wir wollten eindeutig sicherstellen, dass in unseren Prozessen, Anweisungen und Tools keine Lücken oder Fehler enthalten sind. Schließlich ist die rechtliche Compliance eine grundlegende Pflichtübung für uns und unsere Kunden – nicht erst seit der AÜG-Reform.” Und auch was der einzelne Kunde vom Zertifikat hat, liegt für ihn klar auf der Hand: „Der Kunde verfügt mit FERCHAU über einen Partner, bei dem er sich sicher sein kann, dass Werk- und Dienstverträge rechtssicher bearbeitet und gesteuert werden.”

Compliance mit System

Sichergestellt wird dies durch die Neustrukturierung der Rechtskonformität bei der Akquisition und Abwicklung von Kundenprojekten auf werk- und dienstvertraglicher Basis. Die damit verbundenen neuen Werkzeuge, Regeln und Abläufe gelten seit dem 1. April 2017 und haben sich im Einsatz bewährt. Angewendet werden sie auf alle Werk- und Dienstverträge von Deutschlands Nr. 1 in Engineering und IT – unabhängig davon, ob die Leistungen intern im Haus oder vor Ort beim Kunden erbracht werden. „Es geht nicht mehr ohne, denn es gibt keine ,halben’ Werk- oder Dienstverträge”, sagt Christoph Sedlmeir, Metropolleiter FERCHAU München und Projektleiter für die Neustrukturierung. Mit der AÜG-Reform seien die Grauzonen eliminiert und die potentiellen Strafen größer geworden. „Um unsere Kunden und uns zu schützen, haben wir uns bei der Neustrukturierung für den großen Wurf entschieden.”

Wie der große Wurf für Werk- und Dienstverträge strukturiert ist, erläutert Ralf Maasch, Leiter Qualitätsmanagement: „Mit Checklisten werden alle Verträge auf Konformität geprüft. Das beginnt bereits in der Angebotserstellung und erstreckt sich über die Ausgestaltung des Vertrags bis zur Kontrolle während der Laufzeit. Die über 30 Fragen sind mit einem Punkteschlüssel hinterlegt – steigt die Summe über einen Schwellenwert, geht die rote Lampe an und der Ablauf wird eskaliert.” Die Ergebnisse der Checkliste werden im SAP-System hinterlegt und im gesamten Prozess über die Quality Gates nachgehalten. „Daneben geht es um Kommunikationsmodelle, die Einbindung in die Kundenorganisation sowie um die Sensibilisierung von Kunden und Mitarbeitern. Bewertet wird immer die Gesamtlage jedes Vertrags: von der Urfassung bis zu den Anpassungen im laufenden Betrieb.”

„Zum Start eines Werk- oder Dienstvertrags”, ergänzt Christoph Sedlmeir, „werden jedem Beteiligten Dokumente ausgehändigt, die ihn über Rechte und Pflichten in der Zusammenarbeit aufklären. Hier sind alle Punkte aufgeführt, die auch in den Checklisten wichtig sind.” Und was die Einbindung in die Kundenorganisation betrifft, ist Transparenz ebenfalls oberstes Gebot: „Um die Mitarbeiter von FERCHAU und unsere Lieferanten beim Kunden klar erkennen zu können, haben wir Mittel zur Arbeitsplatzabgrenzung entwickelt. Dazu zählen unter anderem Türschilder, Aufsteller, Visitenkarten sowie FERCHAU-Ausweise. Letztere in einer Version für festangestellte Mitarbeiter sowie für unsere Lieferanten.”

Fortlaufende Optimierungen

Klar ist, dass FERCHAU bezüglich der Compliance mit System seine Prozesse fortlaufend kontrolliert und weiter optimiert. „Jedes Projekt wird in der Anbahnungs- und Angebotsphase, zum Projektstart, drei und sechs Monate danach sowie im Folgenden halbjährlich daraufhin kontrolliert, ob es immer noch rechtskonform abgewickelt wird”, erläutert Christoph Sedlmeir. „Außerdem kommt die DEKRA, wie auch bei der ISO 9001, jedes Jahr ins Haus und prüft unsere Verfahren. So gewährleisten wir, dass unsere Compliance nicht nur auf dem Papier, sondern dauerhaft im Tagesgeschäft Bestand hat.”